Dies ist die Verwaltungsseite für die Verwaltung von Dokumenten.

 Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie ein "Änderungsverfahren" oder ein "Dokumentänderungsverfahren" eingeführt haben, die Verfahren befolgen und keine Änderungen direkt auf der Seite "Dokumentenverwaltung" vornehmen sollten.

Vor der Implementierung des Änderungsverfahrens können Sie alle vorhandenen Dokumente und zugehörigen Informationen hochladen. Danach können Sie diese Seite auch nutzen, um zusätzliche Informationen zu den Dokumenten zu ergänzen.

Bitte beachten Sie, dass alle Dokumente auf dieser Seite aufgelistet sind und sie nicht den Regeln der "Dokumentenverteilung" folgt. Stellen Sie also sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang zu dieser Seite haben.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche  in der Aktionsleiste, füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie dann auf eine Schaltfläche .

Befolgen Sie Ihre Regeln für die Erstellung von Dokumenten (Arbeitsanweisung), um den "Code" auszufüllen; wenn das Dokument in mehreren Unternehmen verwendet werden soll, sollten Sie die globalen Kodierungsregeln befolgen. 

Wählen Sie die "Dokumententyp🔗" aus der Liste aus. Wenn sie nicht in der Liste enthalten ist, können Sie sie auf der Seite "Dokumententyp" hinzufügen und dann auf die Schaltfläche "Aktualisieren" in der Dropdown-Liste klicken, um sie zu aktualisieren.

"Eigentümer" ist eine Person, die für dieses Dokument zuständig ist. Je nach Änderungsverfahren kann der Eigentümer einen Genehmigungsschritt haben.

Wenn Sie möchten, dass eine Gruppe von Personen das Dokument während des Änderungsverfahrens überprüft oder genehmigt, können Sie eine Gruppe 🔗 erstellen und diese als "Überprüfungsgruppe" auswählen.

"Unternehmen" ist das Unternehmen, zu dem das Dokument gehört. Wenn das Dokument für mehr als ein Unternehmen verfügbar sein soll, können Sie es über die  Aktion anpassen.

Wenn das Kontrollkästchen "Aktiv" nicht aktiviert ist, wird das Dokument nicht für die Verteilerliste verfügbar sein.

"Druckbar" gibt an, ob die Benutzer das Dokument drucken können oder nicht.

Wenn Sie das Kontrollkästchen "Öffentlich" aktivieren, können alle Personen das Dokument einsehen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, haben nur die Personen auf der Verteilerliste Zugriff auf das Dokument.

Wenn Sie das Dokument erstellt haben, können Sie auf die Schaltfläche klicken, um die Informationen zu vervollständigen.

Um ein Dokument zu ändern, wählen Sie es zunächst in der Liste aus, klicken Sie auf eine Schaltfläche , nehmen Sie die Änderung vor und klicken Sie dann auf eine Schaltfläche .

Hinweis: Sie können die "Firma" des Dokuments in diesem Formular nicht ändern, dies ist jedoch mit Hilfe von Aktionen  möglich.

Um andere Informationen eines Dokuments zu bearbeiten, können Sie auf die Schaltfläche  klicken.

Um ein Dokument zu löschen, wählen Sie es zuerst aus der Liste aus, klicken Sie auf die Schaltfläche , und wenn Sie sich sicher sind, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Hinweis: Wenn das ausgewählte Dokument irgendwo verwendet oder referenziert wird, können Sie es nicht löschen. Sie können es inaktiv machen, indem Sie das Kontrollkästchen "Aktiv" deaktivieren!

Um ein Dokument zu öffnen, wählen Sie es in der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche .
Auf der linken Seite sollten Sie diese Registerkarten sehen:

Info
Version
Datei
Kategorie
Referenzen
Formular-Ersteller
Elektronische Verteil.
HardCopy Dist.