Dokumententyp

In Übereinstimmung mit dem Qualitätsmanagementsystem können verschiedene Dokumenttypen definiert werden.

Jeder Dokumententyp hat eine "Abkürzung", die im Code des Dokuments verwendet werden kann.

Wenn für Dokumente eines bestimmten Typs Aufzeichnungen gemacht werden sollen (Beispiel: Formulare und Checklisten), aktivieren Sie das Kontrollkästchen "ist aufzeichnungsfähig".

Sie können den "Überprüfungszyklus" in den Tag(en) einstellen, um über die Dokumente informiert zu werden, die überprüft werden müssen.

(Beispiel: Es wurde ein Überprüfungszyklus von 365 Tagen definiert. Eine Benachrichtigung wird 365 Tage nach dem Veröffentlichungsdatum dieses Dokumenttyps ausgelöst).

Wenn die Option "Aktiv" ausgewählt ist, kann der Dokumententyp bei der Erstellung eines Dokuments verwendet werden.

Optional können Sie eine kurze "Beschreibung" hinzufügen.

Erstellen eines neuen Dokumententyps

Um einen neuen Dokumententyp zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche , füllen die erforderlichen Felder aus und klicken dann auf die Schaltfläche .

Ändern eines Dokumententyps

Um einen Dokumententyp zu ändern, wählen Sie ihn zunächst aus der Liste aus, klicken Sie auf die Schaltfläche , nehmen Sie die Änderung vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche .

Hinweis: Wenn die ausgewählte Dokumentenart in anderen Dokumenten verwendet wird, können Sie die "Abkürzung" nicht ändern

Löschen eines Dokumententyps

Um einen Dokumententyp zu löschen, wählen Sie ihn zunächst aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche . Wenn Sie sich sicher sind, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Hinweis: Wenn der ausgewählte Dokumententyp in anderen Dokumenten verwendet wird, können Sie ihn nicht löschen. Sie können ihn inaktiv machen, indem Sie das Kontrollkästchen "Aktiv" deaktivieren!

Vorlagen

Sie können eine Datei (Word, Excel, PowerPoint) als Vorlage für jeden Dokumenttyp vorbereiten, um sie bei der Erstellung von Dokumenten zu verwenden.

Um die Vorlage einem Dokumententyp zuzuordnen, wählen Sie ihn aus der Liste aus, wählen Sie und wählen Sie dann Ihre Datei mit der Schaltfläche aus.

Sie können ihr einen Titel geben und dann die Schaltfläche drücken, um sie zu speichern.