Dies ist die Administrationsübersicht zur Verwaltung von Dokumenten.
Hinweis: Wenn ein „Änderungsprozess“ bzw. „Dokumentenänderungsprozess implementiert ist, ist dieser Prozess zu befolgen. Es sollten keine Änderungen direkt über die „Dokumenten Management“-Seite vorgenommen werden.
Hinweis: Bevor der "Änderungsprozess" implementiert wird, können alle vorhandenen Dokumente und die dazugehörigen Informationen hochgeladen werden. Im Anschluss daran kann die „Dokumenten Management“-Seite zusätzlich genutzt werden, um weitere Informationen zu den einzelnen Dokumenten zu ergänzen.
Hinweis: Es sei zu beachten, dass sämtliche Dokumente, die in der „Dokumenten Management“-Seite gelistet sind, nicht den Regeln der „Dokumentenverteilung“ folgen. Es ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu dieser Seite erhalten.
Neuerstellung eines Dokumentes
Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsliste auf die Schaltfläche 
, füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche 
.
Hinweis: Befolgen Sie die Regeln für die Erstellung von Dokumenten (gemäß der für Sie zuständigen Arbeitsanweisung), um den „Code“ auszufüllen. Wenn das entsprechende Dokumenten in mehreren Unternehmen verwendet werden soll, sollten Sie die globalen Kodierungsregeln befolgen.
Wählen Sie den „Dokumententyp🔗“ aus der Liste aus. Sollte der gewünschte Dokumententyp nicht in der Liste enthalten sein, erstellen Sie diesen vorher auf der Seite „Dokumententyp“. Wieder zurück wählen Sie anschließend die Schaltfläche „Aktualisieren“ in der Dropdown-Liste, um diese zu aktualisieren.
„Eigentümer“ ist die Person die für dieses Dokument verantwortlich ist. Je nach Änderungsverfahren kann der Eigentümer eine Genehmigungsstufe besitzen.
Sollte es erforderlich sein, dass eine Gruppe von Personen das Dokument während des Änderungsverfahren prüft oder genehmigt, können Sie eine Gruppe🔗 erstellen und diese als „Prüfgruppe“ auswählen.
"Firma" ist die Firma, zu der das Dokument gehört. Wenn das Dokument für mehr als ein Unternehmen verfügbar sein soll, können Sie es mit der Aktion 
anpassen.
Wenn das Kontrollkästchen "Aktiv" nicht markiert ist, ist das Dokument nicht für die Verteilerliste verfügbar.
Die Option „Druckbar“ legt fest, ob die Benutzer das Dokument drucken können. Ist diese nicht gewählt, ist das Drucken nicht möglich.
Wenn das Kontrollkästchen „Öffentlich“ aktiviert ist, können alle Personen das Dokument einsehen. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, haben nur die Personen aus der Verteilerliste Zugriff auf das Dokument.
Änderung eines Dokumentes
Wenn Sie das Dokument erstellt haben, können Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche 
klicken, um die Informationen zu vervollständigen.
Um ein Dokument zu ändern, wählen Sie es zunächst in der Liste aus, klicken Sie auf in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche 
, nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 
.
Hinweis: Sie können die „Firma" des Dokuments in diesem Formular nicht ändern, dies ist in der Aktionsleiste mit der Schaltfläche 
möglich.
Um andere Informationen eines Dokuments zu bearbeiten, können Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche klicken.
Löschen eines Dokumentes
Um ein Dokument zu löschen, wählen Sie es aus der Liste aus, klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche 
und, wenn Sie sicher sind, auf die Schaltfläche 
.
Hinweis: Wenn das ausgewählte Dokument irgendwo verwendet oder referenziert wird, können Sie es nicht löschen. Sie können es inaktiv machen, indem Sie das Kontrollkästchen "Aktiv" deaktivieren!
Öffnen eines Dokumentes
Um ein Dokument zu öffnen, wählen Sie es in der Liste aus und klicken Sie anschließend in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche .
Auf der linken Seite sind folgende Registerkarten zu sehen:
1 Comment
Katrin
Hesam Shojaee Hi Hesam,The dropdown list should read "Dokumententyp". Thank you.