Dies ist die Verwaltungsseite für die Administrationsübersicht zur Verwaltung von Dokumenten.
Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie ein "Änderungsverfahren" oder ein "Dokumentänderungsverfahren" eingeführt haben, die Verfahren befolgen und keine Änderungen direkt auf der Seite "Dokumentenverwaltung" vornehmen sollten.
Vor der Implementierung des Änderungsverfahrens können Sie alle vorhandenen Dokumente und zugehörigen Informationen hochladen. Danach können Sie diese Seite auch nutzen, um zusätzliche Informationen zu den Dokumenten zu ergänzen.
Bitte beachten Sie, dass alle Dokumente auf dieser Seite aufgelistet sind und sie nicht den Regeln der "Dokumentenverteilung" folgt. Stellen Sie also sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang zu dieser Seite haben.
Hinweis: Wenn ein „Änderungsprozess“ bzw. „Dokumentenänderungsprozess implementiert ist, ist dieser Prozess zu befolgen. Es sollten keine Änderungen direkt über die „Dokumenten Management“-Seite vorgenommen werden.
Hinweis: Bevor der "Änderungsprozess" implementiert wird, können alle vorhandenen Dokumente und die dazugehörigen Informationen hochgeladen werden. Im Anschluss daran kann die „Dokumenten Management“-Seite zusätzlich genutzt werden, um weitere Informationen zu den einzelnen Dokumenten zu ergänzen.
Hinweis: Es sei zu beachten, dass sämtliche Dokumente, die in der „Dokumenten Management“-Seite gelistet sind, nicht den Regeln der „Dokumentenverteilung“ folgen. Es ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu dieser Seite erhalten.
Neuerstellung eines Dokumentes
Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsliste auf die Schaltfläche 
in der AktionsleisteSchaltfläche 
, füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie dann abschließend auf eine die Schaltfläche 
.
Hinweis: Befolgen Sie Ihre die Regeln für die Erstellung von Dokumenten (gemäß der für Sie zuständigen Arbeitsanweisung), um den "„Code" “ auszufüllen; wenn das Dokument . Wenn das entsprechende Dokumenten in mehreren Unternehmen verwendet werden soll, sollten Sie die globalen Kodierungsregeln befolgen.
Wählen Sie die "den „Dokumententyp🔗" “ aus der Liste aus. Wenn sie Sollte der gewünschte Dokumententyp nicht in der Liste enthalten istsein, können erstellen Sie sie diesen vorher auf der Seite "Dokumententyp" hinzufügen und dann auf die Schaltfläche "Aktualisieren" „Dokumententyp“. Wieder zurück wählen Sie anschließend die Schaltfläche „Aktualisieren“ in der Dropdown-Liste klicken, um sie diese zu aktualisieren.
"„Eigentümer" “ ist eine die Person , die für dieses Dokument zuständig verantwortlich ist. Je nach Änderungsverfahren kann der Eigentümer einen Genehmigungsschritt haben.Wenn Sie möchteneine Genehmigungsstufe besitzen.
Sollte es erforderlich sein, dass eine Gruppe von Personen das Dokument während des Änderungsverfahrens überprüft Änderungsverfahren prüft oder genehmigt, können Sie eine Gruppe🔗 erstellen und diese als "Überprüfungsgruppe" „Prüfgruppe“ auswählen.
"UnternehmenFirma" ist das Unternehmendie Firma, zu dem der das Dokument gehört. Wenn das Dokument für mehr als ein Unternehmen verfügbar sein soll, können Sie es über die 
Aktion anpassenmit der Aktion 
anpassen.
Wenn das Kontrollkästchen "Aktiv" nicht aktiviert markiert ist, wird ist das Dokument nicht für die Verteilerliste verfügbar sein.
"Druckbar" gibt anDie Option „Druckbar“ legt fest, ob die Benutzer das Dokument drucken können oder nicht. Ist diese nicht gewählt, ist das Drucken nicht möglich.
Wenn Sie das Kontrollkästchen "Öffentlich" aktivieren„Öffentlich“ aktiviert ist, können alle Personen das Dokument einsehen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Häkchen nicht aktivierengesetzt ist, haben nur die Personen auf aus der Verteilerliste Zugriff auf das Dokument.
Änderung eines Dokumentes
Wenn Sie das Dokument erstellt haben, können Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche 
klicken, um die Informationen zu vervollständigen.
Um ein Dokument zu ändern, wählen Sie es zunächst in der Liste aus, klicken Sie auf in der Aktionsleiste auf eine die Schaltfläche 
, nehmen Sie die Änderung Änderungen vor und klicken Sie dann auf eine die Schaltfläche 
.
Hinweis: Sie können die "„Firma" des Dokuments in diesem Formular nicht ändern, dies ist jedoch mit Hilfe von Aktionen 
möglichin der Aktionsleiste mit der Schaltfläche 
möglich.
Um andere Informationen eines Dokuments zu bearbeiten, können Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Schaltfläche klicken.
Löschen eines Dokumentes
Um ein Dokument zu löschen, wählen Sie es zuerst aus der Liste aus, klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche 
und, und wenn Sie sich sicher sind, klicken Sie auf die Schaltfläche 
.
Hinweis: Wenn das ausgewählte Dokument irgendwo verwendet oder referenziert wird, können Sie es nicht löschen. Sie können es inaktiv machen, indem Sie das Kontrollkästchen "Aktiv" deaktivieren!
Öffnen eines Dokumentes
Um ein Dokument zu öffnen, wählen Sie es in der Liste aus und klicken Sie dann anschließend in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche .
Auf der linken Seite sollten Sie diese sind folgende Registerkarten zu sehen:
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